CRM personal en Notion frente a 23 apps dedicadas

Creaste la base de datos un domingo tranquilo. Una tabla con las personas que quieres, con columnas para cómo los conociste, los nombres de sus hijos y la última vez que hablaste con ellos de verdad. Durante unas dos semanas te sentiste más al día con tus amistades de lo que habías estado nunca. Luego llegó un jueves de mucho ajetreo. Se te olvidó abrir Notion, y la página lleva ahí desde entonces, quedándose desactualizada poco a poco. Ese desvanecimiento lento es el problema de un CRM personal en Notion.

La gente crea un CRM personal en Notion porque mantener el contacto es genuinamente difícil, tan difícil que ya existen 23 apps dedicadas a hacer ese trabajo.

Una nota sobre honestidad: Kinu es nuestra app, así que aquí tenemos intereses. Hemos intentado describir cada una de las demás herramientas de forma justa y precisa, señalar las que parecen abandonadas y ser claros sobre los puntos flojos del propio Kinu.

Qué es un CRM personal y si Notion cuenta como tal

Qué es realmente un CRM personal

Un CRM personal es un sistema privado para las personas de tu vida, no para tus clientes. Donde un CRM de ventas hace seguimiento de operaciones, una app de CRM personal guarda nombres, cómo los conociste, cumpleaños, los pequeños detalles que vale la pena recordar y una idea de con quién no hablas desde hace tiempo. El objetivo es estar presente para las personas que te importan, no ser productivo. En el fondo, es un problema de memoria. Escribimos sobre ese enfoque en recordar las cosas de tus amigos.

¿Es Notion un CRM? Más o menos.

De fábrica no, y sí si te lo montas. Notion es una base de datos flexible disfrazada de documento. Con una tabla, unas cuantas relaciones y algunos campos personalizados, puedes usar Notion como CRM sin ningún problema, y miles de personas lo hacen. Es un CRM del mismo modo que un cuaderno en blanco es una agenda: puede serlo, una vez que haces el trabajo y sigues haciéndolo.

¿Prefieres solo nuestra lista corta? Lee las mejores apps para mantener el contacto. Este artículo es el catálogo completo: cada opción creíble que pudimos encontrar, en una sola tabla que puedes repasar de un vistazo. Kinu, que hacemos nosotros, aparece en la tabla junto a todo lo demás y tiene su propia reseña más abajo.

Qué hace bien una plantilla de CRM personal en Notion

Reconozcamos a Notion lo que se merece.

Los cimientos (bases de datos, relaciones, plantillas)

El núcleo de cualquier plantilla de CRM en Notion es una base de datos de personas. Añade una base de datos relacionada para interacciones o notas, enlaza las dos y obtienes una vista de doble sentido: haces clic en una persona y ves todo lo que tiene asociado. Los campos personalizados te permiten inventar lo que a ti te importe, ya sea «cómo nos conocimos», «pedido de café» o «hijos». Las vistas filtran solo por familia, u ordenan por último contacto. Una plantilla ya hecha te da todo esto preconstruido.

Dónde brilla de verdad Notion

Flexibilidad, coste y comunidad. Es gratis para uso personal, vive en el mismo espacio de trabajo que el resto de tu vida y hay una enorme biblioteca de plantillas de la que partir. Busca «CRM personal Notion» y aparecen cientos. Si disfrutas montando sistemas, usar Notion como CRM personal resulta satisfactorio de una forma que una app cerrada nunca logra. No estás peleando contra la idea de otra persona sobre cómo deberían funcionar las relaciones. Estás dando forma a la tuya.

Dónde un CRM en Notion se topa con un muro a la hora de mantener el contacto

Esta es la parte que las capturas de las plantillas nunca muestran. Un gestor de relaciones en Notion es un sitio maravilloso para guardar información y un mal sitio para que te la recuerden. Aparecen tres grietas, y juntas provocan algo peor.

Ningún aviso cuando ha pasado tiempo

Una base de datos no te busca a ti. Notion guardará encantada el hecho de que no hablas con tu compañero de piso de la universidad desde marzo, pero nunca te lo dirá. Mantener el contacto depende de que te acuerdes de mirar, y olvidarte de mirar es justo por lo que la gente pierde el contacto. Este es el mayor vacío de todos, y el que la mayoría de las apps de abajo están hechas para cerrar. Es también la mitad más difícil de mantener las amistades siendo adulto.

Sin captura rápida en el móvil

Tu amiga te comenta que a su madre la operan la semana que viene. Estás en la cola, con un café en la mano, y te quedan treinta segundos hasta que sea tu turno. Abrir la app de Notion, encontrar la base de datos correcta, encontrar a la persona correcta y añadir una nota son cuatro pasos de más. El momento pasa, y el detalle se va con él. La captura rápida en el móvil es justo lo que a una herramienta de uso general le cuesta ofrecerte.

Los cumpleaños y las fechas necesitan parches

Los cumpleaños y los aniversarios son fechas fijas, y Notion no tiene ninguna alerta integrada para cuando llega una. La gente monta fórmulas de fechas, automatizaciones y sincronizaciones de calendario para simularla, y esos montajes se rompen sin avisar. Puedes crear una vista de cumpleaños, pero un recordatorio fiable suele implicar acoplar otro servicio. Si las fechas son tu principal preocupación, una herramienta dedicada lo hace de fábrica, y reunimos unas cuantas en las mejores apps de recordatorio de cumpleaños.

Juntas, matan de hambre al hábito

Eso es lo peor. Junta las tres y un CRM personal en Notion solo funciona mientras sigues alimentándolo, y como nada te hace volver, ese alimento se detiene. A las dos semanas, la base de datos es un monumento a una buena intención. Esto no es una falta de disciplina. Es lo que pasa cuando una herramienta te pide que te acuerdes de usar la herramienta que se supone que va a ayudarte a acordarte.

Plantilla de Notion frente a app dedicada: cómo decidir

No tienes que elegir entre que te encante Notion y mantener el contacto. Pero ayuda tener claro de qué lado de la línea estás. Profundizamos en nuestra guía de CRM personal frente a apps de relaciones.

Quédate con Notion si

Ya vives en Notion todo el día, disfrutas montando y ajustando sistemas y quieres un único espacio de trabajo para el trabajo, la vida y las personas. Tu círculo es lo bastante pequeño como para que una revisión manual mensual sea realista, y eres del tipo de persona que de verdad hace esa revisión. Si eres así, una buena plantilla más un recordatorio recurrente para abrirla quizá sea todo lo que necesitas.

Cámbiate a una app dedicada si

Siempre tienes la intención de abrir la página y nunca acabas de hacerlo. La nota sobre la operación que tu amiga mencionó en la cola nunca llegó a entrar, y sigues sin escribirle al compañero de piso del que tuviste noticias por última vez en marzo. Si esa es la situación, la decisión es fácil: elige una app que recuerde y dé el paso por ti, para que estar presente ya no dependa de tu fuerza de voluntad.

Las 23 apps dedicadas de CRM personal y de mantener el contacto, más Kinu, comparadas

Aquí tienes todo el panorama en un solo sitio, para que veas cuáles de estas dan el aviso que Notion nunca dará. Las apps inactivas llevan la fecha de su última actualización, los cambios de marca están indicados (Mesh era Clay), los precios sin verificar lo indican, y Kinu aparece en la tabla junto a todas las demás, entre las opciones privadas.

Filtra por lo que a ti te importa

La lista es larga, así que las secciones de abajo agrupan estas apps por lo que normalmente decide la elección: mantener los datos en tu dispositivo, el autoalojamiento, el enriquecimiento automático, las herramientas web y móviles más ligeras, y los simples recordatorios. No necesitas las cinco; elige la que encaje y salta el resto.

Apps que mantienen tus datos en tu dispositivo

Estas apps guardan tus notas en tu móvil o tu Mac en lugar de en el servidor de una empresa. Si toda la razón por la que querías dejar Notion era la privacidad, empieza por aquí. Profundizamos en nuestra guía sobre un CRM personal privado.

Catchup: Stay in Touch guarda todo en tu móvil, ni siquiera tu historial de llamadas, y sube arriba del todo a la persona que estás perdiendo poco a poco. Es la opción gratuita más limpia de aquí, con una salvedad: la 1.0 salió en abril de 2026 sin reseñas todavía, así que serías de los primeros en adoptarla.

Hippo tiene el modelo de sincronización más privado de las apps de pago: funciona a través de tu propio iCloud Drive, nunca los servidores del desarrollador, y no hay ninguna cuenta que crear. La pega es el alcance, una app joven con apenas un puñado de valoraciones a sus espaldas.

Poppy: Connection Keeper convierte tu círculo en un jardín visual que cuidas, algo que resulta encantador o cursi según tu gusto. Es local-first, y las analíticas anónimas se pueden desactivar. La versión 1.4 llegó en abril de 2026, aunque el número de reseñas sigue siendo escaso.

Amicu es la frustrante: una valoración de 4,7 y un diseño limpio y sin cuenta, abandonada desde septiembre de 2024. Todavía funciona, pero estarías adoptando una app de la que su propio desarrollador se desentendió.

Keepsake no recoge absolutamente nada, ni siquiera una cuenta, y añade sugerencias de ideas de regalo como extra. Eso sí, se quedó en silencio tras su actualización de abril de 2025, así que no esperes correcciones.

Kinu también pertenece a este grupo; la tratamos en su propia sección más abajo.

Apps de código abierto que puedes autoalojar

Si prefieres ser dueño del servidor, estas son de código abierto y se pueden autoalojar. Cambias comodidad por control.

Monica es la opción privada con más funciones de aquí, y la más exigente: todo se anota a mano, y no hay una app móvil nativa que lo facilite. Es la opción por defecto para cualquiera que se maneje con la infraestructura, autoalojada bajo AGPL para tener plena propiedad o alojada desde 9 $ al mes. Si te gusta la idea pero no el mantenimiento, nuestro artículo sobre una alternativa a Monica CRM la compara con un enfoque más ligero.

Bondery trabaja a la vista de todos: código AGPL, alojamiento en la UE y un historial de commits público que puedes leer línea por línea. Tira a lo profesional, combinando LinkedIn con funciones de IA. Es joven y con pocos usuarios, y su propia documentación señala que el cifrado de extremo a extremo aún no está implementado.

Meerkat CRM lo reduce todo a una app ligera de Go y React que ejecutas tú mismo, y esa es la idea. Su historial de commits sigue vivo hasta julio de 2026. Pide sentirse muy cómodo con el autoalojamiento y no ofrece app móvil. Una advertencia: no es el producto ajeno Meerkat Teammate AI.

Nametag (PRM) es un gestor de relaciones personales de código abierto del desarrollador mattogodoy, y para que quede claro, no es el Nametag empresarial de verificación de identidad, así que asegúrate de dar con el correcto. Lo que la distingue es un grafo de red interactivo de tus relaciones, autoalojable gratis con Docker o alojado en nametag.one hasta por unos 2 $ al mes, con alrededor de mil estrellas a comienzos de 2026. Si quieres ser dueño de tus datos y ver tu círculo como un grafo, merece un vistazo.

Apps que reúnen tu red automáticamente

Estas apps hacen lo contrario del mantenimiento manual de Notion. Reúnen tu red por ti, leyendo tu correo, tu calendario y tus redes sociales para construir perfiles de forma automática. Este es el grupo para quien conoce a mucha gente y no puede mantener los perfiles al día a mano. Esa comodidad es también la contrapartida de privacidad. Si UpHabit era tu antiguo hogar para esto, mira nuestro artículo sobre alternativas a UpHabit.

Dex reúne LinkedIn, correo y calendario en una única línea de tiempo, lo más parecido a un CRM personal completo dentro de lo alojado. No pudimos verificar el precio actual, así que compruébalo al comprar en lugar de fiarte de una cifra antigua. Más en nuestra comparativa Dex frente a Kinu.

Mesh es la app antes conocida como Clay, con nueva marca en 2026 después de que clay.earth empezara a redirigir a me.sh. Enriquece automáticamente los contactos con cambios de trabajo y noticias, y tira a lo profesional. El enriquecimiento es impresionante, y también lo es la enorme cantidad de datos de la que se nutre. Consulta nuestro artículo Clay frente a Kinu para ver las contrapartidas.

Queue Personal CRM es la que llega más lejos de todas las de aquí, incorporando tus Contactos, iMessage, llamadas, Gmail y LinkedIn, y ese alcance es todo el trato: almacena datos identificables en sus servidores. Su precio bajó hace poco desde un nivel más alto, así que verifícalo antes de comprar.

YourPond tiene un giro distintivo: mapea cómo se conectan tus contactos entre sí, con un grafo de red, rutas de presentación e incluso árboles genealógicos, además de entrada por voz. La contrapartida de privacidad es real. No tiene cifrado de extremo a extremo, y su etiqueta de la App Store incluye ubicación, contactos y fotos vinculados a ti.

Moments salió en 2023 como un CRM personal, pero desde entonces ha girado hacia Moments AI: Personal Assistant, con la valoración reiniciada en la versión 2.0. Ahora ofrece un redactor con IA y tareas sociales en lugar de una herramienta para mantener el contacto, así que si la recuerdas como una app de relaciones, ten en cuenta que hoy es un producto distinto.

Warmli usa IA para sacar a la luz los hitos de tus contactos y redactar el contacto. Sacar esos hitos a la luz es su verdadero atractivo. Es una app web, aunque afirma tener apps de escritorio y móvil que no pudimos confirmar, y su discurso sobre la privacidad se expone de forma inconsistente entre sus propias páginas. Listada solo en febrero de 2026, es lo bastante nueva como para que quieras empezar con unas pocas personas en lugar de con toda tu red.

Herramientas más ligeras: un resumen semanal, o IA que redacta el mensaje por ti

Estas son las herramientas más pequeñas y ligeras, y se dividen según cuánto hacen por ti. Dos se apoyan en la IA para sacar a la luz a quién contactar y redactar las palabras, las otras tres simplemente envían un resumen semanal o llevan un diario continuo y te dejan la escritura a ti. Lee las etiquetas de privacidad con atención en cualquier caso.

amiqo se presenta como privada, pero su propia etiqueta de la App Store cuenta una historia más amplia, así que lee esa etiqueta antes de fiarte. A su favor, señala a los amigos con los que estás perdiendo el contacto y redacta un mensaje al estilo en que de verdad escribes, y es gratis con actualizaciones frecuentes.

Ringur reduce toda la idea a un aviso al día con IA, hacia un solo amigo, planteándola con el número de Dunbar. Apareció en junio de 2026, así que es prometedora más que probada. Una nota práctica: ringur.com es un dominio aparcado, y la app de verdad vive en ringur.dan-gur.com.

tinyblu está hecha en solitario, lo que es a la vez su encanto y su riesgo, y se nota en la letra pequeña: la política de privacidad es algo modesto adaptado de la plantilla estándar de Automattic. Guarda notas de conversaciones pasadas, abarcando por igual a los amigos cercanos y a los vínculos más débiles. No hay precio visible, así que probablemente sea gratis por ahora, aunque eso está sin confirmar.

Norrie se gana su sitio por una función: packs de preguntas que te empujan más allá de un simple «tomamos un café» hacia los detalles que de verdad perduran. Alrededor de eso hay búsquedas guardadas, un panel de cumpleaños, un resumen semanal e importación y exportación de vCard. Se posiciona como centrada en la privacidad, aunque no hay ninguna auditoría de terceros a la que remitirse.

Social Contact Journal es la opción que prioriza el diario, construida en torno a momentos capturados, fotos, notas de voz y recuerdos escritos, más que a cualquier automatización. Ese enfoque convence a algunas personas y deja frías a otras; ronda las 3,4 estrellas. Se actualizó tan recientemente como marzo de 2026, así que sigue estando cuidada.

Apps de recordatorio sencillas, incluidas dos que se han estancado

A veces lo único que quieres es un recordatorio para contactar. Estas tres ofrecen justo eso.

Fabriq parece abandonada y no lo está: la web está anticuada, pero la versión 2.4.6 salió en junio de 2026, así que está muy viva. Te pide que elijas un pequeño grupo de personas importantes y no te suelta hasta que reconectas. Más en nuestro repaso de alternativas a Fabriq.

Garden: Stay in Touch está inactiva, actualizada por última vez en junio de 2020 y con un sitio que todavía dice copyright 2018, así que trátala como una apuesta arriesgada. Bajo el polvo hace bien lo sencillo: una frecuencia de contacto por persona y espacio para unas cuantas notas.

Keep My Friends es en realidad una pieza de museo: los registros están cerrados y la ficha no se ha movido desde 2017, y la mencionamos solo porque todavía aparece en las búsquedas. La idea era ingeniosa: un número máximo de días entre cada conversación con cada amigo, y luego un recordatorio diario por correo.

Dónde encaja Kinu

Con total transparencia: Kinu es la app que hacemos nosotros. Kinu es un lugar privado y local-first para guardar las pequeñas cosas que notas de las personas que te importan, con un aviso suave cuando ha pasado tiempo. Donde una plantilla de Notion te pide mantener una base de datos, Kinu te pide un par de segundos. Añades a una persona, apuntas un momento y sigues con tu día. Tus datos se quedan en tu dispositivo salvo que optes por la sincronización cifrada. No hay feeds, ni seguidores, ni rachas.

Si has llegado hasta aquí buscando una opción privada, esta es la razón honesta para quedarte con Kinu: Catchup, Hippo y Poppy son todas solo para Apple, mientras que Kinu funciona en iOS, Android y la web. Es gratis hasta 10 personas, solo en móvil y en local. Kinu Plus cuesta 6,99 $ al mes, 69,99 $ al año o 149,99 $ una sola vez, y añade personas ilimitadas, sincronización cifrada entre tus dispositivos y acceso web y de escritorio. Límites honestos: es mobile-first, y el nivel gratuito se topa en 10 personas, así que está pensada para un círculo cercano y no para una red de 300. Hecha por FreshLab, vive en Kinu.

Cómo pasar de una plantilla de Notion a una app dedicada

El cambio es más fácil de lo que parece, porque la mayor parte de lo que montaste con tanto cuidado en Notion no es la parte que de verdad necesitas.

Qué exportar

Notion exporta cualquier base de datos a CSV. Saca el archivo antes de cancelar nada, y llévate contigo las tres cosas que importan: los nombres, los cumpleaños y las fechas importantes, y un par de notas de verdad por persona. Esa es la parte que sostiene todo tu sistema, y cabe en un solo CSV.

Qué dejar atrás

Deja marchar el esquema: las relaciones, los rollups y las propiedades personalizadas que configuraste y nunca rellenaste. Una app dedicada tiene su propia forma de guardar esto, y volver a introducir tu círculo íntimo a mano cuesta unos minutos y te ayuda a recordar más de lo que lo haría una importación masiva.

El cambio suele sentirse como un alivio. Estás cambiando un sistema que tenías que mantener por uno que mantiene vivo el hábito por ti.

Preguntas frecuentes

La conclusión honesta

Notion es una base de datos excelente y flexible, y una plantilla de CRM personal en Notion puede ser un verdadero placer de montar. Lo que no puede hacer es tenderte la mano, y tenderte la mano es todo el trabajo. Esa única carencia, inofensiva cualquier día suelto, es la razón por la que existen las otras 23 apps de esta lista.

Guíate por lo que viniste a buscar. Las mejores apps para mantener el contacto es la lista corta, y las opciones de CRM personal privado ponen tus datos por delante.

Así que imagina el próximo jueves de mucho ajetreo. La tabla que creaste aquel domingo tranquilo sigue ahí, exactamente como la dejaste, un poco más desactualizada cada semana, porque una base de datos espera y nunca te da un toque en el hombro. Una herramienta hecha para esto te tiende la mano, y el compañero de piso de la universidad que estabas a punto de perder recibe noticias tuyas. Si quieres algo que cargue con el mantenimiento para que tú solo tengas que estar presente para la gente, esa es toda la idea detrás de Kinu. Sin presión en ningún sentido. El mejor CRM personal es el que seguirás usando dentro de tres meses.